Автоматизация работы офиса

Содержание:

• Современный офис
• Преимущества автоматизации офиса
• Какие задачи можно автоматизировать
• Электронный документооборот
• Контроль рабочего времени
• Взаимоотношения с клиентами
• Совместная деятельность
• Коммерческая деятельность
• Администрирование офиса
• Защита данных
• Заключение

Чтобы сотрудники работали эффективнее и выполняли рабочие задачи быстрее, важно создать для них наиболее комфортные условия. Автоматизация офиса помогает экономить ресурсы и снижать как прямые, так и косвенные затраты.

Современный офис

В последние годы происходит быстрая цифровизация бизнес-процессов, появляются новые форматы работы: удаленный, гибридный и другие. Это влияет на организацию офисного пространства, которое становится более гибким, адаптируемым и функциональным. Информационные продукты играют в этом важную роль. Они помогают управлять физическим рабочим пространством: менять его планировку, освещение, микроклимат, обеспечивать безопасность. Информационные технологии применяют, чтобы управлять основными рабочими процессами. Их можно использовать не только для контроля за сотрудниками, но и для планирования задач, выполнения рутинных функций, сбора статистики, оценки результатов. Хорошо, если все используемые решения работают как единый комплекс. Это позволит формировать сценарии контроля и оптимизации почти для любых процессов.

Офисное пространство можно автоматизировать на нескольких уровнях:

• организация рабочего места;
• администрирование общих зон;
• оптимизация бизнес-процессов;
• взаимодействие с внешним миром.

При организации рабочих мест сотрудников используют облачные сервисы, создают виртуальные рабочие места. Это позволяет работать с любых устройств: от стационарного компьютера до планшета или даже смартфона. Такие сервисы помогают организовать командную деятельность, они обеспечивают мобильность сотрудникам.

Управлять общими зонами в офисном пространстве можно, автоматически контролируя параметры микроклимата, освещения, мультимедийные устройства, средства безопасности. Комплексы датчиков, управляющих, исполнительных устройств могут обеспечить решение большинства задач: от контроля доступа в офисные помещения до перемещения мобильных перегородок, закрытия штор или запуска проектора в переговорной.

Для управления бизнес-процессами обычно используются отдельные программные решения, с помощью которых между сотрудниками распределяют задачи, планируют их график, формируют команды, обеспечивают поэтапное ведение проектов. Эти программы могут работать как часть единой информационной системы вместе с решениями для учета и формирования отчетности, контроля над взаимоотношениями с клиентами.

Взаимодействие с внешним миром можно автоматизировать как на физическом (контроль доступа), так и на электронном (обмен данными) уровне. В первом случае главная задача —обеспечить безопасность, а во втором — экономить время и решать рутинные задачи. Пример такого решения: автоматическое ведение учета и сбора данных, формирование отчетности для налоговой или рассылка писем контрагентам со счетами-фактурами.

Преимущества автоматизации офиса

Повышение эффективности:

• упрощается взаимодействие между сотрудниками;
• есть четкое планирование задач, распределение обязанностей;
• информация сохраняется, она может использоваться для анализа или любой другой обработки;
• проще контролировать персонал;
• все бизнес-процессы наглядные, прозрачные;
• снижается вероятность ошибок.

Качественное управление:

• руководство имеет доступ к информации о статусе текущих задач, загрузке персонала и т.п.;
• упрощен сбор статистики и анализ — можно корректировать бизнес-процессы;
• проще планировать задачи, расходы, доходы.

Прямая экономия:

• времени — за счет быстрого решения рутинных задач, оптимизации деятельности;
• денег — снижение затрат на расходные материалы, электроэнергию и т.п.

Безопасность:

• физическая защита — контроль доступа исключает проникновение посторонних;
• защита данных с помощью распределения прав доступа, криптографических или других средств.

Какие задачи можно автоматизировать

Автоматизацию в офисе обычно начинают с типовых рутинных задач, постепенно переходя к более сложным сценариям, процессам.

Электронный документооборот

Даже в маленьком офисе количество документации может быть очень большим, поэтому документооборот автоматизируют первым. Акты, отчеты, приказы, накладные или другие документы составляют в цифровом виде. Их заверяют электронной цифровой подписью. Ее использование позволяет заверять документы и обмениваться ими как с контрагентами, так и с государственными органами, например, с налоговой службой. Это снижает расходы на бумагу и печать, упрощает каталогизацию и хранение документов — они хранятся в единой базе, где их легко найти в любой момент.

Контроль рабочего времени

Обычно это компонент более сложной системы управления персоналом. Инструменты контроля позволяют отслеживать поведение сотрудников на рабочем месте, траты времени на решение задач, время работы в удаленном режиме. Это важный инструмент не только контроля, но и оптимизации. Например, с его помощью можно выявлять чрезмерно сложные бизнес-процессы, отнимающие у сотрудников много времени.

Взаимоотношения с клиентами

Их автоматизируют с помощью CRM — решений, которые собирают данные о клиентах, обеспечивают их обработку, позволяют решать целый ряд задач. С помощью CRM можно анализировать спрос или эффективность рекламных кампаний, формировать персональные предложения для клиентов, учитывать историю обращений при обслуживании.

Совместная деятельность

Взаимодействие между сотрудниками — один из основных компонентов рабочих процессов. Упростить и оптимизировать его помогают:

• средства организации видеоконференций — не нужно физически собираться в одном помещении, чтобы обсудить совместные задачи;
• инструменты коммуникации — групповые и личные чаты, ветки обсуждений, переписка в корпоративной почте;
• средства планирования задач с распределением их между сотрудниками, назначением ответственных, сроков, этапов проекта;
• совместные рабочие пространства — проекты, документы с общим доступом.

Коммерческая деятельность

Технологии автоматизации помогают планировать ведение коммерческой деятельности и контролировать его, например:

• отслеживать запасы сырья, пополнять их;
• автоматически рассчитывать себестоимость продукции или услуг, издержки, прогнозируемую прибыль;
• планировать отгрузку товаров или оказание услуг;
• контролировать загрузку сотрудников в разных отделах, распределять задачи;
• планировать и сопровождать продажи, а также другое взаимодействие с клиентом (сервисное, гарантийное обслуживание, повторные продажи и т.д).

Чтобы автоматизировать коммерческую деятельность, можно использовать стандартные сценарии (например, обращение клиента, отгрузку товара, получение оплаты) или задавать свои собственные, с учетом особенностей деятельности компании.

Администрирование офиса

С этим связан ряд процессов, большинство из которых можно автоматизировать:

• вести учет расходных материалов, вовремя пополнять их (это может быть как бумага для принтера, так и средства для уборки или продукты для офисной кухни);
• управлять освещением — использование световых сценариев для разных условий и событий;
• управлять микроклиматом — контроль температуры, влажности, интенсивности вентиляции, загрязнения воздуха;
• работать с отдельными устройствами — поднимать, опускать жалюзи или экраны проекторов, открывать, закрывать окна, перемещать мобильные перегородки, включать, отключать мультимедийное и другое оборудование;
• контролировать доступ — регистрировать количество посетителей, ограничивать доступ во внутренние помещения, обеспечивать защиту от несанкционированного проникновения, контролировать время прихода и ухода сотрудников.

Защита данных

Информационная безопасность — одно из главных направлений автоматизации. Она обеспечивает контроль доступа к данным. Устанавливая и распределяя права доступа, можно защищать сведения от просмотра, копирования или изменения. Это нужно не только для сохранения конфиденциальности информации, но и для ее защиты от ошибок, случайного удаления или редактирования.

Важное направление — антивирусная защита. Вирус может красть, подменять, уничтожать данные, и все это влечет убытки. Хорошая система защиты исключает заражение, а также предотвращает установку любого потенциально опасного, вредоносного программного обеспечения.

Нужно автоматизировать резервное копирование данных. Оно выполняется с определенной периодичностью. Обычно резервные копии хранятся на отдельном носителе или в облаке. Если резервное копирование выполняется, даже при повреждении данных их можно восстановить из копии.

Заключение

Автоматизировать можно не только эти, но и многие другие задачи. Их выбор зависит от того, как организован офис и деятельность компании. Подходить к автоматизации нужно системно, чтобы улучшить условия для сотрудников и показатели эффективности, а также обеспечить экономию времени и ресурсов.