Что нужно для организации работы в офисе

Рабочее пространство действительно влияет на моральный дух и производительность сотрудников. Поразмышляем, как правильно его организовать: какое необходимо оборудование, какими должны быть кабинеты и общие зоны, чтобы всем было комфортно.

Какие характеристики определяют офис как современный?

Офисная обстановка должна быть привлекательной, запоминающейся и позволять сотрудникам чувствовать себя комфортно, выполняя рабочие обязанности. Для современных офисов характерны:

• • Открытые рабочие места (open space). Работа в офисе без каких-либо перегородок –отличный способ заставить сотрудников чувствовать себя в команде, способ повышения эффективности работы менеджеров, поскольку они могут контролировать всю команду.
  
• • Просторная и стильная приемная – это первое, что увидят ваши гости. Вот почему вы должны сделать приемную гостеприимной, дружелюбной и профессиональной. Поставьте в ней удобный диван и кофемашину.
  
• • Рабочее пространство должно быть комфортабельным. Инвестируйте в новейшее офисное оборудование и эргономичную мебель – это мудрое вложение, которое окупится в будущем.
  

Эргономичные рабочие пространства

Замените традиционную офисную мебель на эргономичную: столы и стулья с регулируемой высотой, удобные кресла для отдыха. Сотрудники проводят не менее трети своего рабочего дня в офисе. Предоставьте им наилучшее рабочее пространство для обеспечения баланса между работой и личной жизнью, здоровой социализации и оптимальной производительности труда. Имейте в виду: когда сотрудники будут счастливы и здоровы, бизнес будет приносить положительные результаты.

С удобной рабочей мебелью у сотрудников не будет проблем с осанкой и здоровьем, связанных с длительным пребыванием в сидячем положении.

Быстрый интернет

Без технологий никуда – сегодня ни одну деятельность невозможно организовать без высокоскоростного интернета. Если информация является источником жизненной силы бизнеса, то компьютерные сети являются венами и артериями, которые направляют эту информацию по всем его направлениям. Если вы настраиваете большую сеть, которая будет поддерживать большое количество сотрудников, вам потребуются маршрутизатор и коммутаторы.

Офисное оборудование: техника

В каждом офисе обязательно должны быть:

• • ПК или ноутбуки;
  
• • принтеры;
  
• • копировальные аппараты;
  
• • сканеры;
  
• • шредеры.
  

Современные МФУ совмещают в себе сразу несколько устройств.

Системы хранения

Канцелярские товары, внешние жесткие диски и другие «мелочи» помогают организовать деятельность и обеспечить доступ к данным. Несмотря на то, что технологии развиваются, а многие компании работают в режиме онлайн, бумажная работа по-прежнему остается частью любого бизнеса.

Поэтому папки для хранения являются полезным инструментом для компаний, которые хотят, чтобы ничего не потерялось. Ящики и папки для хранения помогут в архивировании документов.

Сохранение документов на USB-накопителе – еще один хороший способ упорядочения и безопасности документов. При сохранении документов на USB-диск вы уверены, что у вас есть резервная копия исходного документа.

Инструменты для совместной работы

Офисные доски, проекторы и другие инструменты для совместной работы являются необходимым офисным оборудованием. Эти инструменты упрощают организацию идей в компании. Суть сотрудничества – обмен знаниями и навыками во время переговоров для достижения наилучшего результата.

Белые доски – это идеальный инструмент для создания карт или стратегий. Еще один инструмент для совместной работы, необходимый в любой бизнес-среде, - это доска объявлений. Цель: информировать сотрудников о текущем состоянии дел и их повседневных обязанностях.

С помощью проектора сотрудники могут быстрее обмениваться информацией, лучше общаться и легче сотрудничать. Проектор также является хорошим офисным инструментом для использования в учебных целях. Слушатели могут легко просматривать отображаемую информацию и делать заметки.

Доски и проекторы – это экологичный способ сотрудничества. Оба варианта лучше, чем использование бумаги, что делает их экологически чистым и экономически эффективным решением.

Кухня

В офисе должна быть, по крайней мере, кухонная зона, где сотрудники могут хранить и готовить себе еду. Никто не любит работать на пустой желудок, поэтому снабжение персонала холодильником, кофемашиной, микроволновой печью и другими мелкими бытовыми приборами имеет значение.

По опросам около 85% сотрудников хотят бесплатный чай, кофе и воду. Кофемашина и электрический чайник, молоко, чай, кофе и печенье станут прекрасным дополнением к любому офису.

Общие офисные пространства

В современном офисе должны быть места, где сотрудники могут общаться, не отвлекая других.

Идеальная общая зона должна быть отделена от основных рабочих пространств. Точно так же, как общая зона дома, она должна включать удобные сидения, чтобы сотрудники могли отдохнуть, когда им это необходимо.

Привнесите элементы природы

Новый тренд – биофильный дизайн. Он базируется на мире природы. Экологичные материалы, множество растений, минимум ярких красок – отличный способ создать обстановку без стресса, которой не хватает многим офисам.

Детали:

• • большие окна, которые пропускают естественный свет;
  
• • растения, очищающие воздух;
  
• • аквариумы с рыбками;
  
• • органические цвета и материалы.
  

Камеры

Видеомониторинг повышает уровень безопасности рабочего пространства. Камеры помогают топ-менеджерам и администраторам офисов собирать информацию о том, как используются рабочие пространства.

Новые видеомониторы имеют широкий обзор и потрясающий зум. Они позволяют человеку, который его использует, без малейшей задержки следить за различными областями, благодаря разделенному экрану, получать доступ к прямой трансляции со своего мобильного телефона или компьютера. Данные обычно сохраняются в облаке и могут быть загружены в любое место и в любое время. Их легко найти по дате и времени.