Как правильно выбрать и снять офис?

Офисное помещение влияет не только на повседневную деятельность бизнеса и моральный дух персонала, но и на имидж бренда. Расскажем, как снять офис с учетом нужд вашей компании, на что обратить внимание при осмотре помещения и заключении договора аренды.

Как выбрать помещение?

Базовые факторы выбора офиса для аренды:

• • Местоположение. Ответьте на два вопроса: «Легко ли проехать в офис на автомобиле, в том числе партнерам?», «Могут ли сотрудники легко туда добраться на общественном транспорте?»
  Если вы найдете офис, расположенный рядом с метро или остановкой общественного транспорта, местом для парковки и хорошим въездом на автомобиле, первый пункт выполнен. Подумайте также о безопасности района и о том, что находится рядом с офисом. Есть ли поблизости тренажерный зал? Столовая/кафе? Возможно, сквер, парк или другая зеленая зона?
• • Цена. Бюджет является наиболее важным фактором для большинства предприятий, планирующих снять новый офис. Если вы решили снять слишком дешевое помещение, скорее всего, вы экономите на удобстве расположения и комфорте сотрудников. Слишком высокая стоимость аренды, вероятно, ударит по бюджету компании. Ни один из этих сценариев не идеален.
  Как снять офис, который будет отвечать всем вашим потребностям? Анализируя цены на офис, ответьте на несколько вопросов. Можете ли вы заплатить арендный депозит (сумма аренды от месяца до трех) в этом офисе прямо сейчас? Есть ли дополнительные расходы – техническое обслуживание, парковка, свет? Цена аренды помещения соответствуют аналогичным офисным площадям в этом районе? Первый вопрос дает широкое представление о безопасности принятого решения, а вопрос о скрытых затратах помогает защитить бизнес от ненужных расходов.
• • Размер. Оба упомянутых выше фактора – местоположение и цена аренды – будут влиять на размер коммерческих помещений. Рекомендуемая площадь пространства на одного сотрудника офиса составляет 6 кв. метров. Если вам нужны дополнительные пространства (переговорные с большими столами) или больше места для хранения, увеличьте этот показатель. Тесный офис снижает производительность, поэтому не экономьте на помещениях слишком сильно.

Осмотр помещения

При аренде офиса обратите внимание не только на само помещение, но и на здание, в котором оно расположено.

Никто не любит работать в небезопасных условиях, и ваши сотрудники не исключение. Насколько безопасно здание? Есть ли пропускная система, нужна ли дополнительная охрана? Безопасны ли окна и двери, или их нужно будет менять?

Посмотрите на входную группу. Даже если сотрудники на стойке регистрации не являются вашими, они все равно будут влиять на впечатление, которое клиент или другой посетитель получит, когда придет в ваш офис.

Стоит спросить о любых долгосрочных строительных работах, запланированных на ближайшее будущее. Переезд в совершенно новый офис только для того, чтобы узнать, что ближайшие полгода на соседнем этаже будет ремонт – не лучшая идея.

Ухоженное ли здание? Хорошо ли управляющая компания делает свою работу? По возможности стоит опросить существующих арендаторов, чтобы выяснить это. Узнайте, кто управляет повседневным обслуживанием объекта. Заслуживает ли эта фирма доверия?

Другие важные вопросы, которые должен задать потенциальный арендатор, прежде чем снять в аренду офисное помещение:

• • Есть ли доступ в нерабочее время? Если вам нужен доступ в выходные, это важно.
  
• • Есть ли парковка? Нет смысла анализировать, сколько времени потребуется, чтобы доехать или поехать в офис, если вы не обдумаете, что вы собираетесь делать со своей машиной или велосипедом, когда доберетесь туда.
  
• • Достаточно ли парковочных мест? Если в вашем здании нет собственной парковки, обратите внимание на близлежащую территорию. Возможно, вы захотите снять в аренду несколько отдельных парковочных мест для ваших сотрудников или гостей офиса.
  

Каждый арендатор стремится снять офис по минимальной цене, чтобы снизить ежемесячные расходы. Но за низкой ценой аренды могут скрываться дополнительные расходы: уборка, высокие цены на коммунальные услуги, охрану, паркинг и так далее.

В договоре аренды помещения обязательно должны быть указаны все условия:

• • Порядок оплаты помещений общего пользования: фойе, коридоров, балконов.
  
• • Входит ли в аренду помещения уборка и расходные материалы.
  
• • Порядок оплаты услуг охраны, пропускной системы.
  
• • Информация о парковке, если она включена.
  

Удобство

Перед тем, как снять помещение, убедитесь:

• • в наличии доступа к интернету;
  
• • качестве телефонной связи;
  
• • наличии почтовой ячейки, если она нужна, и почтового адреса.
  

Сотрудники проводят большую часть времени на работе, поэтому важно сделать офис тем местом, в котором приятно находиться.

В первую очередь необходимо предоставить сотрудникам достаточно места для выполнения задач: как в личных кабинетах, так и в общих рабочих зонах. Памятка для арендаторов:

• • Высокие потолки способствуют творческой работе и ощущению свободы на рабочем месте. Это означает, что офис с потолками не менее 3 метров – лучший вариант для аренды.
  
• • Качественная мебель, внутренняя отделка и много естественного света помогают сотрудникам чувствовать себя в офисном помещении как дома. Прекрасный вид из окон или с балкона также повышает удовлетворенность персонала.
  
• • Выберите дизайн офиса, который соответствует потребностям ваших сотрудников и потоку работы в бизнесе. Например, если сотрудники работают удаленно неполный рабочий день, вы можете выбрать помещение с большим количеством рабочих областей для совместной работы и меньшим числом маленьких кабинетов.
  
• • Сотрудники ценят гибкость в своей сфере деятельности, но они также хотят иметь свое личное пространство. Чем меньше человек в кабинете, тем лучше.
  

Договор и документы

Перед тем, как снять помещение, убедитесь в законности сделки. На официальном сайте Росреестра проверьте данные из свидетельства о собственности офиса. Проверьте, совпадают ли фактический адрес офиса с указанным в свидетельстве, сверьте сведения с кадастровым паспортом.

В акте приема-передачи должны быть указаны все элементы оснащения, включая двери, окна, состояние коммуникаций, наличие мебели.
Чтобы снять офис и не пожалеть, арендатору необходимо:

• • учесть местоположение, часы работы, режим доступа и услуги, включенные в аренду;
  
• • изучить документы о собственности и сверить их на сайте Росреестра;
  
• • обговорить условия и задокументировать их в договоре;
  
• • проверить договор и акт приема-передачи.