Как создать уютное и продуктивное рабочее пространство в арендованном помещении

Оглавление

• Основные моменты
• Комфортное рабочее пространство: основные секреты
• Как сделать арендованное пространство уникальным?
• Обязательные зоны
• Зал конференций
• Командная капсула
• Приемная
• Комната отдыха
• Архиd
• Что нужно для обустройства офиса
• Требования к мебели
• Компьютерная и офисная техника
• Оборудование для кухни и аптечка
• Функциональность – главный современный тренд
• Итоги

Обустройство арендованного офиса требует внимательного подхода – он поможет создать комфортное и продуктивное рабочее пространство. План действий нужно составлять индивидуально, он во многом зависит от конфигураций, особенностей и планировки помещений, договора с владельцем. Мы рассмотрим основные особенности, которые нужно учитывать, и дадим рекомендации владельцам компаний.

Основные моменты

Начинайте с планирования пространства. Оценка потребностей позволит понять, какое число сотрудников будет работать в офисе, что за зоны нужно организовать. Стандартно это:

• приемная;
• рабочие места;
• зона отдыха;
• переговорные.

Но если площади позволяют, можно предусмотреть и дополнительные варианты вроде кухни, зоны отдыха, пр. Разработайте план офиса с учетом эргономики и функционала. Расположите рабочие места таким образом, чтобы они друг другу не мешали и предоставляли удобный доступ к основным зонам.

Обеспечьте каждого сотрудника удобным столом и стулом. Эргономичная мебель поможет избежать проблем со здоровьем и повысить производительность. Установите шкафы, полки и ящики для хранения документов, канцелярских принадлежностей. Подберите необходимое офисное оборудование – компьютеры, принтеры, сканеры, телефоны. Обеспечьте достаточное количество розеток и интернет-розеток.

Важно. Максимально используйте естественный свет. Расположите рабочие места ближе к окнам.

Искусственное освещение должно быть качественным, удобным и эргономичным. Продумайте общий и локальный свет, разместите приборы таким образом, чтобы сотрудникам было удобно пользоваться ими. Также вам может быть интересен наш материал о том, как обустроить офис.

Комфортное рабочее пространство: основные секреты

Универсальных правил оформления офисов не существуют – многое зависит от компании, ее размеров, направления деятельности, предпочтений сотрудников и руководства. Но можно выделить ряд моментов, следование которым позволит создать эргономичное пространство:

• Интерьер офиса современной компании должен быть уютным и презентабельным одновременно. Стиль минимализм идеально подходит для решения этих задач.
• Правильные акценты помогают расставлять сбалансированное освещение.
• Важно по максимуму задействовать доступное пространство, если места немного, то уделять внимание индивидуальной планировке.
• Мебель подбирайте комфортную и функциональную, планировку делайте эргономичной, интуитивно понятной.
• Всегда подчеркивайте фирменный стиль компании.

Обстановка во многом будет зависеть от доступного бюджета. В кабинетах руководителей устанавливается дорогая техника и мебель: это подчеркивает статус, положения, показывает уровень благосостояния компании. Посетители увидят: перед ними профессиональная организация, которая твердо стоит на ногах.

Как сделать арендованное пространство уникальным?

Всегда учитывайте особенности арендованных площадей, проявляйте гибкость. Можете использовать перегородки и мобильную мебель, если нужно выделить отдельные зоны и адаптировать пространство под своим нужды. Капитальные работы согласовывайте с арендодателем – это поможет избежать лишних проблем в будущем. Если планируете внесение крупных изменений, проговорите их возможность до подписания договора.

Комнаты для отдыха и переговоров, кухню делать не обязательно, но их наличие всегда будет плюсом, заметно повышает комфорт сотрудников. В переговорных нужны стулья, столы, доски для записей и презентационные экраны. Кухни достаточно небольшой, установите холодильник, микроволновку и кофемашину.

Огромное значение имеют атмосфера и используемый декор. Для оформления мебели, стен оптимально выбирать спокойные нейтральные цвета. Яркие акценты помогут расставить декоративные элементы – они могут быть функциональными или выполнять чисто эстетическую роль. Не игнорируйте растения – они повышают качество воздуха и создают уют.

Обязательные зоны

Компании, организующие формат работы в рамках пространств open space, должны создавать индивидуальные рабочие места для сотрудников. Это позволит выполнить визуальное разделение площади и решить проблему шумоподавления. Для каждого сотрудника должно быть свое оборудованное место – иначе не избежать проблем с концентрацией внимания.

Полезно знать. Санитарные нормы устанавливают определенные требования к оптимальным температурам в помещении. Согласно ним, в офисе должно быть +20-25 градусов. Требования к влажности – до 60%.

Зал конференций

В совсем маленьких офисах его обычно нет, но в крупных компаниях комната переговоров нужна. Встречи в соответствующих условиях позволяют воспринимать новую информацию, принимать гостей и представителей СМИ. Оборудование:

• флипчат;
• проектор;
• специальный экран.

В крупных бизнес-центрах обычно есть конференц-залы, но можно оборудовать их в арендованных помещениях и самостоятельно.

Командная капсула

Зона для обсуждения рабочих проектов и задач. Она может быть просторной и небольшой, главное требование – изоляция от других помещений. Обычно для разделения предусматривается ширма, стеклянные стены либо глухая занавеска. Также нужен стол.

Приемная

Либо зона ожидания. Тут нужна удобная мебель, оформленная в лаконичном минималистичном стиле. Ответственно подойдите к оформлению пространства – оно будет визитной карточкой организации.

Комната отдыха

Ее наличие не обязательно, но будет большим плюсом для компании, ее сотрудников. Оборудованное пространство позволит отвлечься от рабочих задач, перезагрузиться, отдохнуть от сотрудников и организовать перерыв в любое удобное время. Общение с коллегами будет проходить тут в расслабленной атмосфере, что дает толчок к креативности и творчеству.

Архив

Может совмещаться с библиотекой. Площадь зоны зависит от параметров объекта, обычно она изолированная и небольшая, позволяет сотрудникам прятаться от рабочей суеты и в спокойной обстановке изучать документацию, договора. Главное требование к архивам – полная изоляция от других зон.

Что нужно для обустройства офиса

Главные требования к офису – эргономика и комфорт. При подборе мебели и другого оборудования для его обустройства отталкивайтесь от отраслевых стандартов, они требуют применения:

• не громоздкой техники;
• столов, кресел, стеллажей в современном стиле;
• центральных систем кондиционирования, вентиляции;
• обустроенной кухонной и столовой зоны;
• качественных канцтоваров;
• кулера с водой.

Важно. Чем комфортнее условия работы для сотрудников, тем продуктивнее они будут. Владельцу на практике выгодно вкладываться в обустройство.

Требования к мебели

Офисная мебель должна быть комфортной. В особенности это касается кресел для рабочих мест. Останавливайтесь на моделях с регулировками, гибкими настройками спинки, подлокотников и сидений. Кресло должно спокойно выдерживать подобные манипуляции, на чем не стоит экономить – так это на качестве исполнения. Материалы должны быть безопасными, а конструкция эргономичной.

Компьютерная и офисная техника

Без нее невозможна работа ни одного офиса. Выбор делайте с учетом текущих задач и выполняемых операций. Например, для дизайна и программирования нужно мощное оборудование, для стандартных задач хватит простых решений. Не экономьте на ПК и комплектующих к ним – иначе лишних трат в будущем не избежать.

Офисную технику, как и компьютерную, выбирают с учетом текущих потребностей. Если планируете отправлять факсы, сканировать документы и делать ксерокопии, используйте многофункциональные устройства МФУ. Для значительных объемов печати нужны высокоскоростные принтеры.

Оборудование для кухни и аптечка

Если сотрудников в компании много, установите кофемашину с объемными баками. Офис маленький? Можно ограничиться чайником и покупным кофе. Специальный аппарат должен готовить напитки по разным рецептам. Если покупка кофемашины не входит в ваши планы, рассмотрите возможность ее аренды.

Аптечку по нормам комплектуют на 30 человек. В ней должны быть медицинские инструменты для оказания первой помощи, стандартные препараты. Обязательно в состав включаются средства от давления и сердечных приступов, дезинфицирующие вещества, жаропонижающие и обезболивающие.

Функциональность – главный современный тренд

Чтобы арендованный офис был комфортным именно для вас, делайте ставку на:

• Гармоничность пространства. Мебель должна соответствовать отделке, а оформление интерьеров не раздражать. Если присмотрели идеальное по многим параметрам помещение, но ремонт в нем вас не устраивает, обсудите возможности внесения изменений с собственником. Планируете покупать мебель сами? Она может подбираться в тон интерьеру или играть на контрастах.
• Наличие нужных зон. О них мы уже писали выше – можно обойтись минимальным набором или обустраивать все, главное учитывать доступное пространство и комфорт сотрудников. Для зонирования значительных площадей обычно используют мобильные перегородки – это дешевый и практичный способ визуального отделения секторов друг от друга.
• Функциональность. Она, как и эргономика, играет определяющую роль. Полки со шкафами располагайте так, чтобы они оставались доступными во время работы.

Если не можете определиться со стилем, смело делайте ставку на минимализм, это универсальное и всегда актуальное сегодня решение.

Итоги

Обустройство арендованного офиса – это процесс, который требует учета множества факторов. Ориентируйтесь на удобство сотрудников, функциональность пространства и особенности арендуемого помещения. Важно создать комфортную и продуктивную атмосферу, которая будет способствовать эффективной работе, поддерживать корпоративную культуру. В арендованных офисах сделать все немного сложнее, чем на собственных коммерческих пространствах, но тоже реально. При выборе помещений в аренду смотрите на мелочи, чтобы понять, сможете ли вы реализовать задуманное в текущих условиях. Все капитальные изменения обязательно согласовывайте с владельцем.