Каким должен быть офис

Содержание:

• Зачем нужен офис сегодня
• Офисное пространство и корпоративная культура
• Какие бывают офисы
• Каким должен быть офис

Массовый переход на удаленный режим работы подтолкнул офисный формат к развитию и эволюции. Стало понятно, что офисное пространство — больше, чем просто место для работы. Это среда для формирования новых идей, сотрудничества и общения, поддержания корпоративной культуры. Новый подход к организации офисов помогает офисному пространству работать на вас с максимальной эффективностью и отдачей.

Зачем нужен офис сегодня

Некоторые задачи действительно проще решать, используя удаленный формат работы. В основном это рутинная часть процессов, которые таким образом оптимизируют. В рабочем пространстве это позволяет высвободить место и время для решения более важных задач, например:

• ведение ключевых процессов в компании;
• командная работа;
• поддержание корпоративного духа;
• общение с клиентами и другие представительские функции.

Ключевые процессы лучше не выводить на удаленку. При классической организации работы в офисном формате больше возможностей по осуществлению контроля, формированию комфортной рабочей среды, ведению продуктивного труда. Кроме того, ключевые сотрудники в рабочее время всегда доступны для руководства.

Любая командная работа лучше идет в офлайн, чем в удаленном режиме. При этом сотрудники могут использовать средства автоматизации проектной деятельности или планирования: календари, виртуальные доски, документы с совместным доступом и другие. Офисный формат позволяет организовать обсуждение, мозговые штурмы, ежедневные летучки и просто сотрудничество, совместную работу над общими задачами.

Еще одна важная функция — поддержание корпоративного духа. Сотрудники ощущают себя частью команды, находятся среди единомышленников, разделяют корпоративные ценности, чувствуют поддержку коллег. Все это помогает работать продуктивнее, повышает мотивацию и вовлеченность.

Если в компании регулярно проводят встречи с клиентами, ей необходим офис. Здесь можно создать удобные комнаты для переговоров, презентаций, корпоративных, обучающих и других мероприятий. Они не только помогут организовать рабочий процесс, но и выполнят представительские функции: то, как они выглядят, помогает формировать имидж надежной компании.

Офисное пространство и корпоративная культура

Офисное пространство формируют с учетом основ корпоративной культуры, оно транслирует принятые в компании ценности, отражает уклад ее работы, нормы взаимодействия между сотрудниками. Есть несколько примеров такого влияния:

• если компания ориентирована на максимальную финансовую эффективность, она будет использовать опенспейсы, уменьшать общие зоны, сокращать затраты на устройство рабочих мест;
• открытая, свободная корпоративная культура проявляется большим количеством зон для командной работы, общественных и даже развлекательных пространств;
• консервативные компании предпочитают строгое зонирование и выделение отдельных кабинетов для сотрудников.

Корпоративные ценности влияют и на визуальные решения. Интерьер часто оформляют, ориентируясь на брендбук компании: используют корпоративные цвета, логотипы и другие инструменты брендинга. При этом консервативные компании предпочитают классический интерьер, а представители креативного сектора обычно экспериментируют с оформлением своего пространства.

Какие бывают офисы

То, как организована работа в компании, хорошо отражает планировка офисного пространства. Есть три типа планировки:

• традиционная, кабинетная;
• открытая, опенспейс;
• совмещенная.

При традиционной планировке офисное пространство разделено на закрытые рабочие зоны — кабинеты. В каждом из них, в зависимости от статуса, работает от одного до нескольких сотрудников. Такая организация характерна для компаний с жесткой иерархией, там, где процессы строго регламентированы, а круг задач для каждого сотрудника четко определен.

При открытой планировке в большом пространстве организуют много рабочих мест: их может быть несколько десятков (сколько, зависит от численности персонала). Пространство может быть зонировано, его дополняют изолированные рабочие зоны: переговорные, кабинеты для командной работы, комнаты тишины. Открытую планировку используют там, где важно взаимодействие сотрудников. Она также считается более эффективной экономически, а сотрудников при таком размещении удобнее контролировать.

При совмещенной организации используются и большие открытые помещения, и закрытые кабинеты — в зависимости от задач, которые решают сотрудники того или иного отдела, подразделения. Иногда используют и другие концепции: «игровое» оформление с формированием нестандартных пространств или гибкую, изменяемую планировку там, где постоянно меняются задачи.

Частое решение — использование легких, мобильных, трансформируемых перегородок. С их помощью большое пространство легко превратить в коворкинг, выделить в нем закрытую зону для совещания или презентации, реорганизовать его в соответствии с тем, как сейчас сформированы команды сотрудников. Такие решения помогают гибко адаптироваться к любым изменяющимся задачам.

Каким должен быть офис

Существует целый ряд стандартов, которые описывают, что должно быть в офисе. Эти стандарты касаются в основном норм, связанных с условиями труда и безопасностью. Так, в помещениях нужны огнетушители, а в общем доступе обязательно должна находиться аптечка. Надо учитывать не только нормативные требования. Лучше создавать офисное пространство с заботой о комфорте сотрудников, чтобы они могли продуктивно работать. В этом помогут:

• визуальная концепция — соответствующая корпоративному духу, транслирующая ключевые ценности компании;
• правильное освещение — достаточно яркое, разделенное на зоны, индивидуальное для каждого рабочего места, с возможностью настройки и формирования световых сценариев;
• удобная мебель — обязательны эргономичные стулья и комфортные столы, функциональные системы хранения, красивая, надежная мебель в «общих» зонах;
• климат-контроль — желательно, чтобы можно было регулировать не только температуру воздуха, но и его влажность, а также регулировать воздухообмен; если воздух в городе загазованный, лучше использовать системы его очистки;
• озеленение — улучшает параметры микроклимата и становится важной частью интерьера, в оформлении используют как отдельные растения, так и композиции из них, а также целые фито-стены;
• звукоизоляция — улучшить ее помогают шумопоглощающие поверхности, мягкие материалы в отделке;
• комнаты для командной работы: от строгих переговорных до небольших кабинетов, лаунжей, пространств с гибкой планировкой;
• столовая или кухонная зона: от мини-кухни, где можно хранить принесенные обеды и разогревать их, до полноценной столовой, если компания организует для сотрудников питание;
• вспомогательные пространства — комнаты отдыха, «тихие» комнаты и даже игровые, а также холлы, площадки для презентаций, комнаты ожидания и другие.

Важное условие комфорта — правильно организованные рабочие места. Работа с документами, обслуживание клиентов, подготовка текстов и многое другое — для всего нужно удобное персональное рабочее пространство. Следует продумать все детали. На рабочем месте необходимо столько розеток, сколько потребуется для подключения всей используемой техники. В столе нужны ящики, где можно хранить бумаги или личные вещи. Если сотрудник работает в команде, его нужно разместить как можно ближе к коллегам.

Чтобы офисное пространство получилось удобным и эффективным, его следует проектировать с учетом бизнес-процессов компании.