Что входит в эксплуатационные расходы для арендаторов?

16.12.2024

Оглавление

• Что из себя представляют эксплуатационные расходы
• Риски искусственного увеличения размеров затрат
• Разновидности эксплуатационных расходов
• Порядок расчёта эксплуатационных расходов
• Как снизить эксплуатационные затраты

Поиск офиса для аренды – сложная и ответственная задача, которая связана с различными трудностями. При выборе подходящего коммерческого помещения следует уделять особое внимание финансовому анализу аренды. Весомую часть расходов, которые неизбежно несут арендаторы офисной недвижимости, занимают эксплуатационные расходы (ЭР).

Благодаря грамотному расчёту затрат и полному пониманию, на какие именно статьи расходуются средства, вы сможете исключить значительные переплаты и ненужные затраты. Какие именно эксплуатационные расходы ждут арендаторов коммерческих пространств и как сократить эти статьи затрат? Об этом мы подробно расскажем вам в сегодняшнем материале.

Что из себя представляют эксплуатационные расходы

К эксплуатационным расходам относят общие траты по содержанию, использованию и ремонту помещений. Каждый арендатор должен составлять подробные планы ЭР перед началом новых финансовых периодов. Подробные планы должны включать обоснование всех статей расходов. Величина и график трат во многом определяются направлением деятельности конкретных фирм.

При некорректном планировании расходов на эксплуатацию коммерческой недвижимости может произойти ситуация, что выделенного количества средств не хватит на запланированный период. Это станет причиной серьёзных финансовых трудностей для компании. Поэтому арендаторы должны отслеживать размеры ЭР для предотвращения незапланированных переплат.

При эксплуатации коммерческих объектов неизбежно возникают расходы на:

• поддержание исправной работы инженерных коммуникаций, оборудования;
• регулярное проведение профилактических осмотров помещений;
• выполнение косметического ремонта здания;
• проведение плановых ремонтных работ для устранения неисправности инженерных сетей.

Эксплуатационные расходы могут быть обусловлены профилактическим или экстренным ремонтом следующих систем и оборудования:

• сигнализации: пожарной, охранной;
• видеонаблюдения, телекоммуникаций;
• водоснабжения, канализации;
• лифтового хозяйства;
• тепловых сетей;
• систем вентиляции, кондиционирования.

К обязательным затратам на эксплуатацию офисных помещений относят:

• выплату комиссионных управляющей компании;
• оплату труда обслуживающих работников;
• уборку помещений, благоустройство прилегающих территорий;
• оплату услуг охранной службы.

Не каждый арендатор коммерческих объектов отчётливо представляет, что относится к ЭР зданий, что они включают в себя. В таких случаях собственники могут выставлять фиксированные суммы без подробного описания затрат по отдельным пунктам. Причём в договорах аренды часто прописывают условия, согласно которым арендодатели могут в любое время изменять объём эксплуатационных расходов по собственному усмотрению. За длительный период такие переплаты могут стать довольно серьёзными. Именно поэтому следует заранее обсуждать принцип подобных начислений, а лучше всего, если такие условия будут прописаны в договоре.

На первый взгляд фиксированные суммы ЭР является удобным вариантом. Арендаторам не нужно разбираться во всех подробностях затрат – они просто перечисляют каждый месяц оговоренную сумму собственнику недвижимости. Но с другой стороны, у арендодателей со временем возникает необходимость пересмотра расходов на содержание коммерческих помещений перед началом новых финансовых периодов, при поиске новых подрядчиков для выполнения ремонта или других работ.

Такие пересчёты являются полностью обоснованными, но в некоторых случаях арендодатели могут просто повышать фиксированную сумму затрат, переоценивая выгоду от существующей арендной сделки.

Риски искусственного увеличения размеров затрат

Нередко собственники коммерческих помещений могут вносить в эксплуатационные расходы дополнительные статьи. На арендаторов часто перекладывают следующие траты:

• оплата услуг интернет-провайдера;
• организация, уборка парковки для велосипедистов;
• украшение прилегающих территорий перед праздниками и т. д.

Все эти расходы должны входить в перечень услуг, предоставляемых собственником коммерческой недвижимости. Остальную часть ЭР рассчитывают по площади арендуемых помещений.

Нередко в эксплуатационные расходы включают уплату налогов, но такие действия являются противозаконными. Арендодатели обязаны сами платить налоги в государственный бюджет, не перекладывая это на арендаторов.

По закону собственники офисных зданий не обязаны раскрывать весь перечень затрат на эксплуатацию. Эти сведения могут представлять коммерческую тайну, поскольку содержанием зданий могут заниматься третьи стороны. Но точно необходимо обеспечивать прозрачные условия на оплату коммунальных услуг: отопления, водоснабжения, электричества. Счета на их оплату выставляются профильными коммунальными службами. В этом моменте арендодатели являются лишь посредниками.

Разновидности эксплуатационных расходов

При поиске коммерческой площади под офис или других целей многие арендаторы интересуется исключительно конечной ценой арендуемых объектов (совокупной стоимостью аренды + расходов на эксплуатацию). Но такой подход не всегда является разумным и оправданным. Чтобы обезопасить себя от необоснованных переплат из-за повышения ЭР по собственному усмотрению собственников недвижимости, арендаторам важно чётко понимать, как контролировать эти статьи затрат на аренду.

В целом расходы на содержание коммерческих объектов бывают:

• Основными. В эти расходы включают ежемесячную плату за эксплуатацию помещений, оплату за электричество, обогрев, водоснабжение, газоснабжение, отвод бытовых стоков. Также сюда относятся траты на текущий ремонт, локальную реконструкцию и другие работы, позволяющие поддерживать хорошее состояние помещения.
• Косвенными. Здесь идёт речь о расходах по управлению арендуемыми объектами, охране, видеонаблюдению и обеспечению других мер безопасности. Сюда же входит оплата за уборку, вывоз твёрдых отходов, уплата дополнительных услуг, которые нужны для комфорта эксплуатации арендуемых офисов (интернета, телефонии, парковки и прочих удобств). Также косвенными считаются вынужденные ЭР из-за износа оборудования или предметов мебели, что требует их замены или текущего ремонта.

В перечень затрат на эксплуатацию коммерческой недвижимости для арендаторов также входят расходы по общему управлению и поддержанию деятельности арендуемых помещений. Они не касаются прямо основных видов деятельности компаний арендаторов, но без них невозможно обеспечить бесперебойную и эффективную работу офисов или других помещений.

Как правило, при аренде офисов в бизнес-центрах фирмы платят за собственный объём потребления электроэнергии и воды, а затраты на отопление, вентиляцию и кондиционирование общественных зон они делят с остальными арендаторами.

Категория общехозяйственных представлена следующими эксплуатационными затратами:

• управленческими и административными: на оплату труда обслуживающего персонала (менеджеры, мастера, уборщики, бухгалтеры), покупку канцелярских принадлежностей, прочие административные затраты;
• страховыми: на покупку полиса страхования, покрывающего разные риски при эксплуатации арендованного имущества (включая страховую защиту от пожаров, затоплений, других непредвиденных обстоятельств);
• налоговыми: здесь идёт речь о затратах на исполнение обязательств перед ИФНС (уплата налога на недвижимость, на доход от аренды коммерческого здания, остальных сборов);
• уборочными: расходы на поддержание чистоты общественных территорий (вывоз отходов, озеленение и пр.);
• охранными: траты на услуги службы безопасности, монтаж и обслуживание видеонаблюдения, пожарной системы, аварийной сигнализации и т. д.;
• ремонтными: ЭР на финансирование обслуживания, ремонта оборудования, инженерных сетей (лифтов, отопления, вентиляции и др.).

Порядок расчёта эксплуатационных расходов

Затраты на содержание коммерческого помещения могут устанавливаться как фиксированная сумма или процент от ежемесячной арендной платы. Каждый подход к начислению расходов имеет свои особенности:

• Расчёт фиксированной ставки: арендаторы ежемесячно перечисляют собственнику имущества конкретную сумму, указанную в арендном договоре. Этот вариант удобен при бюджетном планировании, однако он не всегда отражает реальную стоимость услуг.
• Работа с переменными ставками: арендаторы оплачивают сумму, состоящую из фактических расходов на содержание недвижимого объекта. Такая сумма может варьироваться, исходя из сезонности или экономической ситуации, при этом она отражает актуальные траты на эксплуатацию.

Благодаря правильному управлению ЭР обеспечивается существенное снижение нагрузки на бюджет компаний и улучшение финансовых показателей. Это позволяет контролировать объём расходов на содержание здания и оптимизировать их, с учётом сезонного фактора и текущих потребностей.

При разработке плана ЭР обязательно учитывают направление деятельности конкретной фирмы. Главная задача планирования – обеспечить бесперебойное выделение средств на текущую деятельность. При планировании следует учитывать все статьи эксплуатационных трат, включая нормативные значения и предельно допустимые показатели.

Планирование является основной, но не единственной составляющей управления эксплуатационными расходами. Сюда также входит анализ трат и их контроль, обновление нормативных данных. При планировании ЭР учитываются следующие критерии:

• расходы на выплату зарплаты обслуживающему персоналу;
• осуществление социальных отчислений;
• траты на закупку материалов;
• расходы на оплату коммунальных услуг;
• осуществление амортизационных отчислений.

Важная задача учёта эксплуатационных расходов – полностью, объективно и своевременно фиксировать все затраты. Грамотный финансовый учёт обеспечивает удобство и эффективность контроля за расходами, снижение себестоимости и своевременный ввод режима экономии. При разработке плана необходимо обосновывать размер всех затрат.

Финансовый учёт эксплуатационных расходов даёт ряд дополнительных возможностей:

• контроль выполнения составленных планов;
• уменьшение ЭР;
• предупреждение лишних затрат;
• поиск возможностей и способов экономии;
• увеличение эффективности работы компаний, арендующих коммерческие помещения.

Благодаря грамотному ведению бухучёта из него можно получать полное перечисление и подробное описание расходов.

При аренде коммерческой недвижимости предприниматели должны компенсировать затраты собственников на уплату услуг по содержанию объекта. Расходы на возмещение эксплуатационных трат следует отражать в «Прочих закупках» (статья 244). Чтобы получить компенсацию, необходимо включать платежи в стоимость аренды или составлять отдельные соглашения на возмещение средств.

Предприниматели напрямую заинтересованы в заключении арендных договоров с максимально выгодными условиями. Благодаря прозрачной системе платежей удаётся исключать ненужные переплаты. В договоре обязательно нужно прописывать позиции по каждому эксплуатационному расходу. При необходимости отказа от получения дополнительных услуг требуется обязательно оформлять это в письменной форме.

Как снизить эксплуатационные затраты

Перечисление расходов на эксплуатацию коммерческого помещения может оказывать существенное влияние на прибыль фирмы, поэтому очень важной является оптимизирование таких трат. Снизить расходы можно благодаря следующим решениям:

1. Аудиту энергопотребления. При оптимизации затрат на электроэнергию и водоснабжение обеспечивается значительное снижение ЭР. Например, для сокращения счёта на уплату коммунальных услуг можно установить осветительные устройства с энергосберегающими лампами, автоматизировать систему отопления и т. д.
2. Модернизации оборудования. Сокращение расходов на техническое обслуживание достигается, если заменить устаревшее оборудование и внедрить новые технологии. Экономия будет максимально явной на крупных объектах, где для обслуживания старых инженерных коммуникаций нужны значительные средства.
3. Оптимизации численности обслуживающего персонала, повышению квалификации работников. Чтобы существенно уменьшить объёмы эксплуатационных расходов, желательно обучать персонал, как эффективно управлять имеющимися ресурсами и техникой.

Если вы ищете хорошее коммерческое помещение под офис или других целей в Москве, где вам предложат качественное обслуживание с оптимизацией эксплуатационных расходов, смело обращайтесь в бизнес-парк GREENWOOD. В крупнейшем деловом центре столичного региона каждый бизнесмен найдёт оптимальные помещения для аренды с комплексным обслуживанием. Приглашаем посетить наш бизнес-парк и лично оценить все достоинства размещения офиса именно у нас.