Как снять офис физическому лицу

Оглавление

• Особенности и требования по аренде офиса для физического лица
• Порядок снятия офисного помещения физлицом
• Выбор подходящего помещения
• Просмотр выбранного офиса
• Заключение договора и подготовка документов

Многие российские граждане задаются вопросом: может ли физическое лицо арендовать офисное помещение? Согласно российскому законодательству, физлица могут снимать жилые и коммерческие объекты недвижимости. Но для этого они должны быть совершеннолетним, а арендованное помещение можно использовать только в личных целях.

Так, сняв небольшой офис, человек может хранить там личные вещи, работать за компьютером, отдыхать за чтением книг и т. д. Если же помещение арендуется для коммерческих целей (независимо от сферы деятельности), то потребуется оформлять статус самозанятого гражданина или индивидуального предпринимателя.

Специалисты бизнес-парка «Гринвуд» решили подробно рассмотреть процедуру, как снять офис физическому лицу и что для этого нужно.

Особенности и требования по аренде офиса для физического лица

Самозанятые вправе снимать коммерческие помещения у физических или юридических лиц. При аренде офиса у организации обязательным условием является выдача кассового чека за получение арендной платы (наличными либо переводом на банковский счёт). Существуют законодательные нормы, согласно которым ИП могут уменьшить размер налогов на профессиональные доходы благодаря расходам на снятие нежилых помещений. А вот у самозанятых граждан такой возможности нет.

При заключении договора аренды на период от 12 месяцев в обязательном порядке сделка оформляется письменно (согласно ст. 609 Гражданского кодекса РФ). В документе указывают перечень всех предметов, сдаваемых в аренду, период действия договора и арендную плату.

Если самозанятые арендуют офисы под конкретные виды деятельности, то арендодатели могут запросить документы о регистрации в налоговой службе. Некоторые виды деятельности позволяют иметь лишь статус самозанятого, а другие требуют открытия ИП (например, если для профессиональной деятельности нужно разрешение от СЭС и пожарной инспекции, оформление медицинской книжки и т. д.).

Наиболее строгие требования предъявляют, если самозанятые арендуют офисы для работы с детьми. Так, для открытия мини детского садика необходимы разрешения от СЭС и пожарных, заключение договора для вывоза мусора, направление уведомления в Роспотребнадзор. А для этого обязательно нужен статус ИП, ведь государственные инспекции не осуществляют контроль за обычными самозанятыми гражданами.

Порядок снятия офисного помещения физлицом

Чтобы простому самозанятому или индивидуальному предпринимателю арендовать офис, необходимо соблюсти определённый порядок действий, который рассмотрим дальше.

Выбор подходящего помещения

В первую очередь нужно определиться с конкретным объектом для аренды. Для этого необходимо составить чёткий список основных и дополнительных требований, предъявляемых к будущему офису. К основным требованиям относят:

• район, точное расположение;
• транспортную развязку (остановки общественного транспорта, парковки);
• внешнюю социальную инфраструктуру (наличие поблизости кафе, магазинов, аптек, отделений почты и т. д.);
• внутреннюю инфраструктуру (этажность, конфигурацию здания, возраст постройки, наличие качественных инженерных коммуникаций).

Ко второстепенным требованиям относят наличие сигнализации, системы видеонаблюдения в здании, качество отделки помещения, возможность перепланировки пространства и т. д.

Искать офис можно самостоятельно или с помощью посредника. В первом случае можно существенно сэкономить деньги, но придётся потратить немало времени и сил для изучения объявлений на специализированных интернет-платформах, оффлайн-источниках (газеты, городские доски объявлений и пр.). Воспользовавшись услугами посредника, вы экономите время, силы и нервы, при этом получаете коммерческое помещение, в точности соответствующее вашим запросам и пожеланиям. Но в этом случае нужно выплачивать комиссию посредника.

Просмотр выбранного офиса

После нахождения подходящего коммерческого помещения нужно отправиться на просмотр. Собственники офиса или их представители обычно задают множество уточняющих вопросов касательно того, для каких целей снимают помещение (особенно если арендатор – физическое лицо). Этот момент сковывает или даже раздражает многих людей, но от этого никуда не деться.

При просмотре нужно обследовать всё помещение, заглянуть в каждый уголок, чтобы убедиться в исправности сантехники и инженерных коммуникаций, в отсутствии серьёзных дефектов конструкций. Также нужно опробовать систему вентиляции и кондиционирования, отопление, освещение. Если кондиционер забит, радиаторы плохо греют, а вода в унитазе не смывается, то после подписания договора эти проблемы уже станут вашими.

При аренде офиса важным моментом является интернет и телефония. Нужно сразу уточнить, какой трафик предлагается, каков размер ежемесячной абонентской платы. При отсутствии штатного интернета следует узнать, сколько будет стоить подключение и ежемесячная оплата услуг провайдера.

Во время просмотра офиса нужно обязательно отдельно обсудить условия предоставления и оплаты коридорного коэффициента (за пользование общих пространств), коммунальных услуг (электроэнергия, обогрев, вывоз мусора и пр.), парковки для себя и клиентов (стоимость, количество предоставляемых мест). Также уточните моменты с охраной офиса, доступом в здание (наличие турникета, СКУД), уборкой помещения. Обсудите возможность арендных каникул на время ремонта.

Рекомендуем побывать в соседних офисах и расспросить обо всех положительных/отрицательных факторах аренды в конкретном здании. Лучше всего это делать без присутствия арендодателя, чтобы отзывы были максимально правдивыми.

Заключение договора и подготовка документов

После обсуждения всех деталей с собственником нужно подписать договор с актом приёмки. На этом этапе необходимо запросить у арендодателя документы о праве собственности. Очень важно сверить фактический адрес офиса с данными, указанными в правоустанавливающих документах и договоре аренды. Если собственник предоставляет выписку из ЕГРН, то её правдивость можно проверить на портале Росреестра.

Если офис сдаётся не собственником, а другим арендатором, снявшим большое коммерческое помещение и сдающим его часть, необходимо запросить основной договор аренды. В этом документе должен быть пункт, исключающий запрет на пересдачу офиса.

Также нужно ознакомиться с техническим или кадастровым паспортом для сверки площади помещения.

Чтобы подписать договор аренды офиса, физическому лицу необходимо иметь следующие документы:

• выписку из ЕГРИП либо бумагу, подтверждающую статус самозанятого;
• копию свидетельства о регистрации ИП либо самозанятости;
• бумаги с указанием банковских, почтовых реквизитов;
• копию учредительной документации (ИНН, ОГРН, КПП);
• копию паспорта.

Каждая копия должна быть заверена печатями.

Если вы планируете арендовать коммерческое помещение не сразу, а через некоторое время (например, через пару недель, когда завершится срок аренды предыдущего офиса), то нужно подписать с арендодателем письмо о намерениях, оформляемое в свободной форме.

Очень важно внимательно прочитать все пункты договора, который предлагает собственник. Не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы. Особое внимание нужно обратить на индексацию платы при долгосрочной аренде, условия расторжения договора. За сутки или двое перед переездом следует подписать акт приёмки офисного помещения, в котором нужно указать все особенности и дефекты, чтобы в дальнейшем вам не пришлось за них платить.

Если вам нужен хороший офис в Москве, приглашаем в бизнес-парк GREENWOOD. Это крупнейший деловой центр столичного региона, где для аренды предлагается огромный выбор офисных пространств с комплексным обслуживанием. Вы можете лично побывать в бизнес-парке и оценить все условия аренды офисов.