С чего начать переезд офиса

18.02.2019 15:06:00

Планируя переезд офиса, прежде всего, необходимо уведомить об этом клиентов и деловых партнеров. Они должны заранее получить информацию о новом адресе вашей компании, получить схему проезда. Поступив так, вы исключите риск потери клиентов.

Следующий важный шаг – предупреждение сотрудников о предстоящей смене локации. Но не стоит этого делать до тех пор, пока не принято официальное окончательное решение руководства. Чтобы быстро и эффективно донести до персонала новую информацию, организуют собрания или делают массовую корпоративную рассылку. Когда коллектив небольшой, можно сообщить о намерениях лично каждому коллеге, посетив все отделы.

Конкретная информация, которую следует сообщить сотрудникам фирмы:

• • новый адрес работы;
• • как туда проехать на общественном транспорте;
• • данные о наличии и расположении автомобильной стоянки;
• • план помещения с обозначением расположения отделов и других пространств.

Особенности самостоятельного переезда офиса

В современных условиях процесс переезда можно упростить до максимума, обратившись в одну из множества компании, оказывающих соответствующие услуги. Но если вы решили заниматься переездом своими силами, то рекомендуем следовать некоторым рекомендациям, изложенным ниже.

Начинать переезд офиса необходимо с планирования. От качества составленного плана напрямую зависит быстрота процесса, сохранность грузов. В рамках планирования необходимо:

• • подготовить новый офис;
• • выбрать маршрут;
• • найти грузчиков, если надо;
• • составить очередность вещей для перевозки.

Сначала разумно переправить все то, что понадобится для скорейшего возобновления работы компании. А потом можно постепенно перевозить вспомогательное оборудование, мебель и все остальное.

Предметы первой необходимости:

• • документы и ценные бумаги;
• • отчеты;
• • компьютеры;
• • оргтехника.

На новом месте оборудование приводится в рабочее состояние первым, после чего уже можно продолжить деятельность. Также для этих целей стоит соблюдать несколько важных правил.

Правила успешного переезда

• • Подключите интернет и телефон заранее. Рекомендуется сохранить прежние номера, чтобы не было проблем со связью с клиентами. Но это не всегда возможно. В таком случае новые контактные данные указывают во время оповещения.
• • Согласование времени переезда с отделом бухгалтерии. В связи со сменой места могут возникнуть сложности с ведением отчетности.
• • Дополнительно к уведомлению клиентов стоит поместить информацию о том, что вы переехали, на старом месте работы.
• • Согласование с арендодателем всех мелочей и нюансов, связанных с арендой, в том числе вопросов о размещении на новом адресе вывесок, рекламы, указателей.
• • Тщательный учет вещей. Нередко во время переездов теряются важные предметы. Во избежание подобных осложнений рекомендуется составить полный список того, что планируется транспортировать. Чтобы не путаться, лучше разбить список на категории:
  
  • • канцтовары;
  • • техническое оснащение;
  • • личные вещи;
  • • кухонные принадлежности и т.д.
  
  Во всех пунктах указывают точно количество объектов.

Подходите к переезду офиса ответственно, чтобы не возникло длительных перерывов в работе и вы смогли спокойно обустроиться на новом месте в соответствии с пожеланиями коллектива и общими требованиям компании.